Quale cassaforte scegliere per custodire i tuoi documenti più importanti
Oggi salvaguardare i propri documenti essenziali non è solo una scelta intelligente, ma necessaria. Perdere documenti importanti come certificati di nascita, passaporti, estratti conto bancari o altri documenti finanziari può diventare un problema stressante, frustrante e che richiede molto tempo per essere risolto, senza considerare le conseguenze che possono derivare dalla perdita di un documento in una fase cruciale, per esempio, di una vendita. Chiedere duplicati e nuovi documenti può richiedere molto tempo, come nel caso di un passaporto, che può arrivare ad attese di mesi.
Anche in un mondo sempre più digitale, ricorriamo ancora ad alcuni importanti documenti in formato cartaceo e che devono essere protetti in modo adeguato. Se questi documenti cartacei sono semplicemente tenuti in un cassetto o in uno schedario di metallo economico, la probabilità di perderli sarà più elevata, per qualsiasi motivo: da furti a incendi e allagamenti nel luogo in cui vengono “custoditi”.
Questo articolo analizza l'importanza di proteggere i documenti più importanti e quali, generalmente, vanno considerati tali. Scoprirai varie soluzioni di archiviazione disponibili e come scegliere la cassaforte giusta per le tue esigenze.
I tipi di documenti da proteggere
Dai documenti di identificazione personale ai file critici dell'ufficio, i documenti da custodire in modo sicuro sono diversi.
Documenti privati
Carte e certificati privati comprendono documenti di identificazione personale, finanziari, legali e qualsiasi altro documento che contenga informazioni personali sensibili. Ne sono un esempio i certificati di nascita, i passaporti, le tessere di previdenza sociale, i testamenti, gli atti, i certificati di matrimonio e le polizze assicurative. Proteggere questi documenti è fondamentale perché la loro perdita può portare a furti di identità, danni finanziari e notevoli disagi.
Documenti d'ufficio
Per le aziende, la protezione dei documenti d'ufficio è altrettanto fondamentale. Si tratta di contratti, informazioni sui clienti, dati proprietari, registri finanziari e documenti legali. La perdita di queste carte può interrompere le attività aziendali, portare a complicazioni legali e compromettere le informazioni riservate.
In alcuni casi la digitalizzazione può essere utile, ma è essenziale conservare gli originali di documenti chiave.
Soluzioni per la protezione dei documenti
Ormai proteggere i documenti importanti sia a casa che in ufficio è sempre più accessibile e pratico che affidarsi a sistemi di archiviazione obsoleti o a scomode cassette di sicurezza custodite in banca. Le casseforti specifiche hanno lo scopo di proteggere i documenti da fuoco, acqua e furto, per coloro che desiderano tenere al sicuro gli oggetti importanti in ufficio o a casa. Sono ideali per documenti essenziali, come passaporti o certificati di nascita, ma anche per piccoli oggetti come dischi rigidi o chiavette USB.
Investire in casseforti di alta qualità assicura che i documenti sensibili siano protetti da furti, incendi e altre potenziali minacce, garantendo al contempo un accesso semplice e rapido in caso di necessità. Tra le migliori soluzioni per la salvaguardia dei documenti ci sono gli armadi blindati, gli armadi ignifughi e gli schedari di alta qualità, ognuno dei quali offre vantaggi distinti sia per gli ambienti personali che per quelli professionali.
Armadi blindati
Gli armadi blindati offrono il massimo livello di sicurezza, costruiti con materiali robusti e progettati per resistere ai tentativi di effrazione. Gli armadi blindati sono ideali sia per la casa che per l'ufficio e possono ospitare grandi volumi di documenti. Sono un forte deterrente contro i furti e una scelta affidabile per la salvaguardia di documenti importanti.
Hartmann Tresore Italia offre una varietà di armadi blindati, tra cui armadi per documenti a parete singola e doppia.
Armadi blindati per documenti a parete singola. Conformi al livello di sicurezza A della VDMA 24992, offrono una protezione di base e sono disponibili in varie dimensioni, che li rendono ideali per una notevole capacità di archiviazione. Sono particolarmente adatti per la difesa contro lo spionaggio e il sabotaggio in uffici, autorità, ministeri e aree ad alta sicurezza, nonché per l'archiviazione di sistemi multimediali in scuole e centri di formazione.
Armadi blindati per documenti a doppia parete. Offrono una maggiore difesa contro le effrazioni grazie alle guarnizioni a prova di fumo e in schiuma ignifuga, caratterizzate da uno spazio tra le pareti riempito di materiale isolante (DIN 4102). Questa struttura offre una protezione antincendio sufficiente per i materiali cartacei e sono una scelta eccellente per chi cerca un prodotto economico e di grande capacità che offra anche una resistenza al fuoco basilare.
Gli armadi blindati a doppia parete Hartmann Tresore Italia offrono spazio e sicurezza
Armadi ignifughi
Progettati specificamente per proteggere i documenti dai danni provocati dal fuoco, gli armadi ignifughi sono costruiti con materiali in grado di resistere alle alte temperature per lunghi periodi. Questi armadi non solo offrono protezione contro il fuoco, ma spesso sono anche resistenti all'acqua, garantendo la massima tranquillità in caso di emergenza.
Gli armadi ignifughi sono sottoposti a test rigorosi per garantirne l'efficacia, in conformità agli standard europei. Gli armadi e le casseforti ignifughe certificate Hartmann Tresore Italia hanno una resistenza al fuoco da 30 a 120 minuti. La protezione antincendio di base è garantita da armadi a doppia parete, visti in precedenza, in cui lo spazio tra le pareti è riempito con materiale isolante (DIN 4102).
Per la protezione antincendio certificata dei documenti cartacei, norme come la EN 15659 e la NT Fire 017 garantiscono l'affidabilità attraverso test specifici. Questi test tengono conto della durata dell'incendio, della temperatura esterna e della temperatura interna, garantendo una resistenza da 30 a 90 minuti, un aspetto cruciale per i dati cartacei. Per i supporti magnetici, più sensibili della carta, sono essenziali gli armadi ignifughi conformi alla norma EN 1047-1, che assicurano che la temperatura interna sia inferiore rispetto a quella necessaria per i supporti cartacei. Infatti, questi armadi ignifughi garantiscono che la temperatura interna non superi i 50°C, necessari per proteggere oggetti come gli hard disk, mentre quella definita sicura per i materiali cartacei è fino a 177°C.
Gli armadi ignifughi sono versatili e dispongono di un allestimento interno con ripiani regolabili in altezza, ripiani estraibili con cartelle sospese e cassetti appositamente progettati per contenere supporti magnetici. Questa poliedricità li rende adatti a diversi tipi di archiviazione di documenti sia in casa che in ufficio. Tuttavia, è fondamentale scegliere un armadio ignifugo che corrisponda alle specifiche tipologie di oggetti da proteggere e considerare la durata della protezione necessaria.
Gli armadi ignifughi Hartmann Tresore Italia sono disponibili in diverse dimensioni, per adattarsi ad ogni tipo di archivio
Classificatori di documenti
Nonostante la crescente tendenza a rendere gli uffici privi di carta, la realtà è che molti documenti importanti, come cartelle del personale e contratti, devono ancora essere conservati in un ambiente sicuro e ignifugo. I classificatori di documenti sono ideali per questo scopo, ma non certamente nella loro versione più tradizionale.
I classificatori di documenti di Hartmann Tresore Italia non sono semplici schedari, ma robuste casseforti progettate con cassetti resistenti e scorrevoli su guide telescopiche, perfettamente predisposti per cartelle sospese. Questi classificatori avanzati sono essenziali per mantenere un sistema di archiviazione ordinato e sicuro per i documenti sensibili, le registrazioni sulla privacy e altri dati critici in uffici, enti, ministeri e aree di massima sicurezza. Certificati per soddisfare gli standard S1 e S2 EN 14450, offrono una maggiore sicurezza anche grazie ai cassetti ignifughi testati per resistere al fuoco per 1 o 2 ore.
I classificatori sono disponibili in configurazioni con 2, 3 o 4 cassetti estraibili, per offrire la flessibilità necessaria a soddisfare le diverse esigenze di archiviazione. Ogni cassetto può essere bloccato in modo indipendente, consentendo una sicurezza personalizzata in base alle necessità del personale e dell'ufficio. La scelta della serratura può essere personalizzata per garantire che solo il personale autorizzato abbia accesso ai documenti archiviati.
Molto più di semplici schedari, i classificatori Hartmann Tresore Italia sono certificati NT Fire 017-60 P
Indicazioni per la scelta della cassaforte per documenti
Quando si sceglie una cassaforte per l'archiviazione dei documenti, è essenziale considerare diversi fattori critici per garantire una protezione e una funzionalità ottimali. Ecco i punti chiave per il processo di selezione:
Tipo di documento. La natura dei documenti da proteggere è un fattore importante nella scelta della cassaforte giusta. Per i documenti altamente sensibili e insostituibili, come i documenti legali, i registri finanziari e l'identificazione personale, è consigliabile una cassaforte ignifuga e resistente al furto. Queste casseforti offrono una solida protezione contro i danni da incendio e gli accessi non autorizzati. Per un uso generale dell'ufficio, dove l'organizzazione e la sicurezza di base sono le preoccupazioni principali, può essere utile uno schedario.
Dimensioni e capacità. Le dimensioni e la capacità della cassaforte sono fattori cruciali da considerare. È essenziale che la cassaforte scelta sia sufficientemente grande da soddisfare le attuali necessità di archiviazione dei documenti e qualsiasi potenziale esigenza futura. Una cassaforte troppo piccola può causare sovraccarico e difficoltà di accesso ai documenti, mentre una cassaforte più grande offre spazio per l’ampliamento dell’archivio e una migliore organizzazione.
Resistenza al fuoco e all'acqua. Per una protezione completa, è consigliabile prendere in considerazione casseforti che offrano resistenza sia al fuoco che all'acqua. Gli armadi e le casseforti ignifughe certificate hanno una resistenza al fuoco che va da 30 a 120 minuti, secondo gli standard europei. Le casseforti ignifughe sono progettate per resistere alle alte temperature, proteggendo i documenti dai danni del fuoco. Le casseforti resistenti all'acqua proteggono dai danni causati dall'acqua in caso di alluvione o di incendio. Questa doppia protezione garantisce la sicurezza dei documenti in vari scenari di emergenza.
L'installazione e il posizionamento corretto della cassaforte sono essenziali per garantirne l'efficacia. Per questo si raccomanda un'installazione professionale. Un team di professionisti è in grado di valutare le tue esigenze specifiche, selezionare la posizione ottimale e assicurare che la cassaforte sia ancorata perfettamente, garantendo la massima protezione contro furti e danni. I tecnici Hartmann Tresore Italia hanno l'esperienza necessaria per gestire installazioni complesse, garantendo che la cassaforte sia installata correttamente e in modo sicuro, offrendo tranquillità e maggiore sicurezza.
Hartmann Tresore Italia: la scelta giusta per proteggere i tuoi documenti
La salvaguardia dei documenti e degli oggetti di valore è fondamentale per preservare l'integrità delle informazioni personali e aziendali. Investendo in una cassaforte affidabile, si adotta un approccio proattivo per proteggersi da furti, incendi e altre potenziali minacce. Con Hartmann Tresore Italia puoi contare su qualità e affidabilità e scegliere tra un'ampia gamma di opzioni personalizzabili, pensate per soddisfare le tue specifiche esigenze di sicurezza.
Le nostre casseforti e gli armadi blindati e ignifughi, realizzati con materiali di alta qualità e dotati di funzioni avanzate, offrono una protezione impareggiabile per i tuoi beni più importanti. Hartmann Tresore Italia è sinonimo di fiducia e sicurezza, per avere la tranquillità di sapere che i tuoi preziosi documenti sono in mani sicure - o meglio, armadi sicuri.